I Rebuilt This 46-Person Accounting Firm With AI (in 4 Days)

Josh Thomas, dont l'entreprise Thomas and Co est l'une des firmes comptables à la croissance la plus rapide au Royaume-Uni, fait face à un problème majeur : 25 de ses comptables passent plus de la moitié de leur semaine de travail à remplir des documents de travail à la main, soit plus de 20 heures par semaine chacun. Alors que l'intelligence artificielle révolutionne le secteur, les entreprises qui ne s'adaptent pas risquent d'être dépassées. L'objectif est d'automatiser la tâche la plus fastidieuse de l'entreprise en seulement quatre jours, bien que le narrateur n'ait aucune expérience en comptabilité. Un document de travail est une portion des livrables finaux pour un client, nécessitant une preuve pour chaque chiffre afin d'assurer l'exactitude. Chaque fois qu'un comptable génère un document de travail, ce n'est pas une tâche unique, mais une série de courtes tâches de 15, 20 ou 30 minutes, répétées 17 fois. La première étape a été d'auditer ces 17 documents de travail en les listant sur un tableau blanc et en mesurant le temps, la fréquence, la difficulté et la cible (automatiser ou augmenter) pour chacun. Par exemple, une tâche effectuée par 95% des employés, de faible difficulté et prenant une heure, est une cible prioritaire pour l'automatisation, contrairement à une tâche de 15 minutes pour seulement 20% des employés. Cela a révélé que 250 heures par mois étaient consacrées à ces tâches, ce qui représente un choc, car une grande partie de ce temps pourrait être économisée grâce à la technologie actuelle. La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est apparue comme la tâche centrale à automatiser, car tous les clients en ont besoin et cela prend une heure par client. Si le système de TVA fonctionne, l'infrastructure pourra être étendue aux 16 autres documents. Deux problèmes majeurs ont été identifiés : premièrement, le manque de connaissances du narrateur en comptabilité, nécessitant une compréhension rapide du modèle économique et des connaissances spécifiques aux clients et à l'entreprise, stockées dans l'esprit des gestionnaires et des comptables. Il est crucial de transférer ces connaissances à l'IA pour éviter l'échec du système. Deuxièmement, un humain doit signer les documents, car l'IA ne peut pas légalement assumer la responsabilité du travail. Dans une industrie réglementée, les conséquences d'une erreur sont graves et peuvent rapidement nuire à la réputation. Josh Thomas, malgré son succès (Forbes 30 Under 30, Entrepreneur de l'année deux fois, meilleure entreprise où travailler trois fois), a une histoire personnelle qui explique sa volonté d'innover. Son grand-père le poussait à faire des maths avant le dîner. Josh a connu des périodes difficiles, travaillant de 4h du matin à minuit, effectuant un travail répétitif et "insignifiant" qui maintenait l'entreprise à flot sans la faire avancer. La maladie et le décès prématuré de son grand-père à 60 ans ont été un choc. Josh a réalisé que son grand-père aurait souhaité passer plus de temps à profiter de la vie plutôt qu'à accumuler des richesses. Cette prise de conscience a poussé Josh à chercher un équilibre et à profiter du voyage, pas seulement de la destination. Le deuxième jour, la phase de mesure étant terminée, il fallait construire le système. Toutes les connaissances de l'entreprise étaient soit dans des feuilles de calcul, soit dans l'esprit des employés. Il était clair que les feuilles de calcul étaient obsolètes et que les bases de données étaient la nouvelle norme pour l'IA. Le plan était de transférer les données des feuilles de calcul vers une base de données unique. Le développeur de Josh, Jonathan, utilise l'IA pour automatiser les compétences, accélérer la saisie manuelle des données et signaler les points à vérifier par un humain. La plateforme utilisée est Kylon. Il s'agit de créer un agent, de lui donner un nom, une personnalité, les bases de l'entreprise (par exemple, le site web), puis de lui confier un flux de travail répétitif, comme la réconciliation de la TVA pour un trimestre. L'agent exécute la tâche, signale les problèmes (rouge ou orange), et l'humain intervient pour vérifier. L'objectif n'est pas de supprimer l'humain, mais de ne plus lui faire perdre de temps avec la saisie manuelle. Le troisième jour, l'API a été configurée pour que les données proviennent directement des comptes de l'entreprise, et la législation fiscale a été intégrée. Cependant, la manière dont l'entreprise fonctionnait réellement était encore dans la tête de Josh. Un agent vocal, doté d'un contexte complet sur l'entreprise et les objectifs de construction, a eu une conversation avec Josh pour comprendre les flux de travail, les types de documents, les blocages et les communications clients. Cette interaction vocale, similaire à une conversation avec un collègue, a été jugée "incroyablement efficace" et "époustouflante", permettant de transférer rapidement des connaissances complexes. Le quatrième jour, le dernier jour réel, le système n'avait toujours pas fonctionné de bout en bout. La matinée a été consacrée au transfert du projet à l'équipe, afin qu'elle puisse le gérer elle-même. Les développeurs ont continué à travailler sur le système pendant une excursion en bateau. Après deux heures, le tableau de bord était prêt, offrant à Josh une vue d'ensemble de l'activité de l'entreprise : informations sur les déclarations, les revues en attente, les demandes client. Le test final consistait à donner à la machine une réconciliation de TVA déjà effectuée manuellement par un comptable et à vérifier si elle obtenait le même résultat. Le test a fonctionné, et tout correspondait. À la fin de la semaine, Josh s'est dit "extrêmement excité" par les possibilités offertes. Il estime que son entreprise pourrait être 50 à 60 fois plus efficace, permettant une croissance sans augmentation de l'effectif et un meilleur service client. Pour Josh, le succès n'est pas seulement l'accumulation de richesses, mais la capacité de subvenir aux besoins de sa famille (sa fiancée Jasmine, son petit frère Lewis, son chien Rodney) et de profiter de la vie. Il souligne l'importance de comprendre son "pourquoi" interne pour traverser le stress et les sacrifices. Si